hrd hotel

                                                 BAB III

ANALISIS SISTEM

3.1       Objek Penelitian

Penelitian ini dilakukan  di Hotel Santika Bandung yang berlokasi di Jl.Sumatera Bandung. Perusahaan  ini bergerak dibidang Industri Perhotelan. PT Grahawita Santika merupakan anak perusahaan dari Kelompok Kompas Gramedia ( KKG ) yang berdiri sejak bulan Agustus 1981. Menjadi jaringan hotel pilihan utama yang terbesar di Indonesia merupakan visi perusahaan dan misinya adalah menciptakan nilai lebih bagi stake holdernya dengan menyajikan produk bermutu disertai layanan profesional yang ramah dalam mewujudkan “Sentuhan Indonesia” sebagai citra santika. Grand Opening Hotel Santika Bandung diadakan pada tanggal 15 Juli 1989 oleh Bp Soesilo Soedarman (Menparpostel pada saat itu). Dalam operasionalnya Hotel santika Bandung memiliki motto "Sentuhan Keramahan" atau "The Extra Touch of Hospitality" akan tetapi sejak awal tahun 1999 motto tersebut telah berubah menjadi " Sentuhan Indonesia" atau “The Extra Touch of Indonesian. , alasannya karena sekarang ini Hotel Santika telah tersebar di 11 Kota besar di Indonesia, antara lain  Hotel Santika Bandung, Hotel Puri Santika Cirebon, Hotel Santika Yogyakarta, Graha Santika Semarang, Hotel Santika Semarang, Santika Beach Bali, Hotel Santika Menado, Hotel Santika Jakarta, Hotel Santika Surabaya, Hotel Santika Villas Bali , Hotel Santika Pontianak  (Beroperasi Bulan April 2003), Hotel Santika Malang  ( Masih dalam pembangunan  Beroperasi Tahun 2004). Pada tanggal 16 Januari 2003 Hotel Santika Bandung telah berhasil meraih Sertifikat ISO 9000 : 2001.

3.2       Struktur Organisasi Hotel Santika

Dalam suatu perusahaan, struktur organisasi sangat penting karena organisasi adalah bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama yang terikat secara formal, dimana didalam hubungan tersebut, ada kelompok orang yang disebut pimpinan dan kelompok orang yang disebut bawahan. Dengan adanya struktur organisasi yang teratur dan baik,maka setiap karyawan dapat mengetahui apa yang harus dikerjakannya dan dari siapa dia menerima perintah serta kepada siapa dia bertanggung jawab.

Hotel Santika Bandung dipimpin oleh seorang General Manager yang bertanggung jawab kepada PT.Grahawita Santika. General Manager membawahi beberapa departemen,yaitu:

1.      Front Office Department

2.      Housekeeping Department

3.      Marketing Department

4.      Food and Beverages Service Department

5.      Food and Beverages Product Department

6.      Accounting Department

7.      Engineering Department

8.      Human Resources & Development ( HRD ) Department

Untuk lebih jelas mengenai struktur organisasi Hotel Santika dapat dilihat pada gambar 3.1

Di samping gambaran struktur organisasi dari Hotel Santika secara keseluruhan, juga terdapat  gambaran struktur organisasi HRD ( Human Resources & Development ) Department Hotel Santika Bandung yang merupakan bagian yang terkait dengan penulisan Laporan Tugas Akhir.

HRD ( Human Resources & Development ) Department ini dikepalai oleh seorang manajer yang membawahi :

1.      HRD ( Human Resources & Development ) Administrator

2.      HRD ( Human Resources & Development ) Clerk

3.      Chief Security

4.      Security Leader

5.      Security Guard

Untuk lebih jelas gambaran struktur organisasi  Departemen HRD ( Human Resources & Development ) dapat dilihat pada gambar 3.2

3.3       Deskripsi Jabatan

Deskripsi Jabatan Hotel Santika Bandung, adalah sebagai berikut:

1.      General Manager

Tugas, wewenang dan tanggung jawab General Manager adalah sebagai berikut:

a.      Memimpin, mengelola dan mengendalikan semua aktivitas operasional perusahaan agar dapat dicapai standar pelayanan yang telah ditetapkan dan dapat mencapai target pendapatan dan pengeluaran biaya sesuai dengan budget operasi.

b.      Membuat rencana taktis perusahaan dan kebijakan operasional perusahaan termasuk implementasi nya.

c.      Memberikan informasi kepada manajer bawahannya mengenai kebijakan-kebijakan perusahaan serta perubahannya.

d.     Mengawasi dan mengevaluasi aktivitas yang dilaksanakan oleh setiap departemen dalam perusahaan.

2.        HRD ( Human Resources of Development ) Manager

HRD (Human Resources of Development) Manager ini mempunyai fungsi dan lingkup pekerjaan yaitu :

a.      Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan Sumber Daya Manusia di lingkungan hotel, yaitu dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan sumber daya manusia, termasuk pengembangan kualitasnya dengan berpedoman pada kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku di perusahaan.

b.      Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan pembinaan government & industrial serta mempunyai kewajiban memelihara dan menjaga citra perusahaan.

Sedangkan uraian tugas dari HRD (Human Resources of Development) Manager adalah sebagai berikut:

a.      Menyusun, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi anggaran biaya kegiatan secara efektif dan efisien serta bertanggung jawab terhadap setiap pengeluaran hasil kegiatan

b.      Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan melaksanakan evaluasi terhadap jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.

c.      Melaksanakan seleksi, promosi, transfering, demosi terhadap karyawan yang dianggap perlu.

d.     Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan lain yang berhubungan dengan pengembangan mental, keterampilan dan pengetahuan  karyawan sesuain dengan standard perusahaan.

e.      Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi absensi karyawan,perhitungan gaji, tunjangan dan bonus.

3.      HRD ( Human Resources of Development ) Administrator

Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:

a.      Bertanggung jawab dalam membantu HRD (Human Resources Of Development) Manager dalam bidang administrasi, kelancaran pelaksanaan peraturan perusahaan, menjalankan program dan prosedur pada peraturan dan tata tertib serta mengawasi time keeping.

b.      Menyusun persiapan untuk pembayaran gaji pada bulan berjalan, antara tanggal 16 – 20 setiap bulannya.

c.      Diantara tanggal 21 – 25 setiap bulannya mengajukan dana ke Accounting department  untuk pembayaran gaji bulan yang berjalan.

d.     Mengajukan dana untuk penggantian obat rawat jalan setiap 2 kali seminggu (Rabu dan Sabtu), bagi karywan yang telah menyampaikan resep pengobatan dari dokter.

e.      Menyusun laporan untuk pembayaran pajak pasal 21 termasuk pajak entertainment.

f.       Membuat laporan rekapitulasi makan karyawan setiap bulan untuk dilaporkan ke accounting department.

g.      Membuat laporan rekapitulasi pelaksanaan training dan evaluasi pelaksanaan untuk dikirimkan ke direksi.

h.      Membuat laporan rekapitulasi mutasi, promosi dan status karyawan (tambahan anak, menikah, berhenti).

i.        Membuat laporan dana iuran Pensiun / astek setiap bulan.

4.       HRD ( Human Resources of Development )  Clerk

Uraian tugas :

a.      Melakukan proses pengambilan cuti tahunan dan mempersiapkan laporan-laporannya.

b.      Melakukan proses pengambilan “Day Off Payment”, tukar “Day Off” dan tukar shift karyawan.

c.      Melakukan perhitungan “meal coupon” karyawan.

d.     Memeriksa dan mendata ijin sakit karyawan.

e.      Membantu HRD (Human Resources of Development) Administrator dalam pengarsipan dan pembuatan surat-surat.

3.4        Analisis Sistem yang sedang Berjalan.

Sistem Informasi penerimaan karyawan baru pada Departemen HRD (Human Resources of Development) Hotel Santika Bandung yang ada selama ini dijalankan secara manual sehingga memerlukan banyak waktu yang mengakibatkan tidak efektif dan tidak efisien.

Penjelasan Flow Chart Prosedur penerimaan karyawan baru di Hotel Santika yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:

1.           Departemen yang membutuhkan karyawan baru mengajukan  terlebih dahulu permintaan tenaga kerja dengan mengisi Formulir Permintaan Tenaga Kerja (PTK).

2.           Setelah diisi maka diserahkan ke Manager HRD (Human Resources of Development).

3.           Staf HRD (Human Resources of Development) memeriksa file yang ada, file tersebut harus sesuai dengan persyaratan jabatan dari tenaga kerja yang diminta oleh departemen yang terkait.

4.           Apabila ada yang sesuai dengan persyaratan itu maka staf HRD (Human Resources of Development) membuat surat panggilan untuk pelamar yang sesuai kriteria.

5.           Dan apabila dalam file tersebut tidak ada yang sesuai dengan persyaratan maka Manager HRD (Human Resources of Development) membuat suatu informasi lowongan kerja melalui berbagai sumber baik sumber internal maupun eksternal. Jika calon tidak didapatkan dari dalam , maka dibuatkan informasi adanya lowongan di harian umum (Pikiran Rakyat).

6.           Pelamar memasukkan surat lamaran ke bagian HRD (Human Resources of Development).

7.           Staf HRD (Human Resources of Development) menyeleksi surat lamaran yang masuk dengan cara memilih surat-surat lamaran dan mengelompokkan atas surat lamaran yang memenuhi syarat dan yang tidak memenuhi syarat. Lamaran yang tidak memenuhi syarat berarti gugur, sedang lamaran yang memenuhi syarat dipanggil untuk mengikuti seleksi berikutnya. Dalam surat panggilan dicantumkan waktu, tempat, dan alat-alat yang diperlukan untuk mengikuti seleksi tersebut.

8.           Manager HRD (Human Resources of Development) meminta pelamar untuk mengisi formulir data pribadi yang telah disediakan, lalu melakukan wawancara awal dengan pelamar untuk mengetahui latar belakang pelamar secara umum.

9.           Setelah wawancara awal dilakukan oleh Manager HRD (Human Resources of Development), maka dilanjutkan dengan wawancara lanjutan yang dilakukan oleh Head Department terkait.

10.       Setelah pelamar diwawancarai maka ditentukan suatu keputusan mana pelamar yang akan diterima dan pelamar yang ditolak.

11.       Bagi pelamar yang ditolak maka dibuatkan suatu surat penolakan, dan sebaliknya bagi pelamar yang diterima maka ada surat panggilan untuk mengikuti tes kesehatan. Tes kesehatan ini dilaksanakan oleh rumah sakit rujukan misalnya Rumah Sakit Borromeus.

12.       Dari hasil tes kesehatan diputuskan ada pelamar yang memenuhi syarat dan ada yang tidak memenuhi syarat. Bagi pelamar yang tidak memenuhi syarat seperti biasanya dibuatkan surat penolakan. Bagi yang memenuhi syarat dibuatkan surat konfirmasi penerimaan.

13.       Manager HRD (Human Resources of Development) membuat surat perjanjian dengan calon karyawan. Setelah kedua belah pihak setuju, maka manager (Human Resources of Development) menjelaskan hak dan kewajiban calon karyawan itu, kemudian melakukan orientasi terhadap calon karyawan.

14.       Setelah melakukan orientasi calon karyawan, calon karyawan tersebut diserahkan ke departemen terkait.

15.       Semua file mengenai calon karyawan tersebut disimpan di bagian HRD(Human Resources of Development).

Untuk lebih jelas Flow Chart Prosedur penerimaan karyawan baru di Hotel Santika yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 3.3.

3.4.1        Dokumen-dokumen yang dihasilkan

Dokumen-dokumen yang dihasilkan oleh Departemen HRD (Human Resources Of Development) adalah sebagai berikut:

1.           Formulir Permintaan Tenaga Kerja, dokumen ini digunakan oleh Departemen yang membutuhkan karyawan baru. Sebelum memberikannya  kepada Departemen HRD (Human Resources Of Development), formulir ini harus disetujui oleh Departemen Head yang bersangkutan.

2.           Formulir Data Pribadi Karyawan/Pelamar. Formulir ini akan diberikan kepada pelamar sebelum melakukan tes wawancara.

3.           Surat Panggilan. Surat panggilan akan diberikan kepada pelamar yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes penerimaan karyawan.

4.           Surat Penolakan. Surat ini akan diberikan kepada pelamar  yang tidak lulus dalam tes penerimaan karyawan.

5.           Surat Perjanjian. Surat perjanjian ini akan diberikan kepada calon karyawan yang lulus seleksi penerimaan karyawan yang dilakukan oleh perusahaan tersebut dan surat ini harus disepakati oleh calon karyawan tersebut.

3.4.2        Prosedur Kerja Dari Penerimaan Karyawan Baru yang sedang berjalan

Gambar 3.4 Flow Map Penerimaan Karyawan Baru di Hotel Santika Bandung yang sedang berjalan

Gambar 3.5 Lanjutan Flow Map Penerimaan Karyawan Baru di Hotel Santika Bandung yang sedang berjalan

Keterangan Prosedur yang sedang berjalan

Dalam prosedur ini diawali dengan aktivitas permintaan karyawan baru dari Departemen Terkait yang membutuhkan tambahan karyawan melalui atasan langsung, formulir permintaan tenaga kerja baru ini diisi dan harus disetujui oleh Departemen Head yang bersangkutan. Formulir permintaan tenaga kerja tersebut ditujukan kepada Departemen HRD (Human Resources of Development) dalam hal ini kepada Manager HRD (Human Resources of Development), formulir permintaan tenaga kerja itu harus diketahui dan disetujui oleh atasan langsung.

Di Departemen HRD (Human Resources of Development), formulir permintaan tenaga kerja itu diperiksa lalu mencari file data lamaran apabila ada data lamaran yang sesuai persyaratan sesuai dengan permintaan tenaga kerja maka akan dibuat suatu surat panggilan bagi calon karyawan yang memenuhi persyaratan dan apabila tidak ada dalam data lamaran yang tersedia maka Staff HRD (Human Resources of Development)  bertugas mencari calon karyawan melalui pemasangan iklan di media massa, untuk mendapatkan calon karyawan perusahaan juga dapat melakukan pencarian di perusahaan itu sendiri. Untuk tahap selanjutnya yaitu menyeleksi setiap lamaran yang masuk, penyeleksian dilakukan yaitu secara administratif yang meliputi kelengkapan dan keaslian dokumen. Semua lamaran yang lulus administrasi oleh Staf HRD (Human Resources of Development) dibuatkan surat panggilan untuk mengikuti tes wawancara. Tes wawancara dilakukan oleh Manager HRD (Human Resources of Development)  dan wawancara lanjutan oleh Head Departemen yang bersangkutan. Sebelum melakukan wawancara, semua calon karyawan harus mengisi dulu data pribadi yang telah diberikan oleh Manager HRD (Human Resources of Development). Setelah wawancara selesai, dilakukanlah penyeleksian data calon karyawan yang memenuhi syarat. Setelah menemukan calon karyawan yang lulus tes wawancara Manager HRD (Human Resources of Development)  membuat surat panggilan untuk mengikuti tes kesehatan. Departemen HRD (Human Resources of Development) menyerahkan data calon yang harus mengikuti tes kesehatan kepada team medis untuk melakukan tes kesehatan Hotel Santika Bandung bekerja sama dengan Rumah Sakit Borromeous.

Setelah melakukan pengujian tes kesehatan, team medis memberikan data hasil tes kesehatan kepada departemen HRD dalam hal ini Manager HRD. Setelah mengetahui calon karyawan yang lulus maka staff HRD membuat laporan Calon karyawan yang lulus yang akan diberikan kepada General Manager dan Departemen Terkait. Manager HRD membuat surat perjanjian untuk calon karyawan yang diterima.

3.4.3    Kelemahan dari  Sistem yang sedang berjalan

1.           Sistemnya masih manual sehingga memerlukan waktu yang lama.

2.           Pencarian tentang informasi pelamar masih dilakukan secara manual, sehingga staf HRD harus memeriksa satu persatu file surat lamaran yang masuk.

3.           Belum adanya program pengolah data penerimaan karyawan baru.

4.           Resiko kehilangan informasi yang tercatat dalam bentuk formulir sangat tinggi.

5.           Diperlukan waktu yang cukup lama untuk melakukan perubahan atau perbaikan data ataupun informasi yang tersimpan dalam arsip.

6.           Tidak tersedianya perangkat pengolahan data yang dapat mendukung kecepatan perolehan informasi, akibatnya informasi yang diperlukan manager tidak dapat segera terpenuhi.

7.           Sering terjadi keterlambatan dalam pengumpulan informasi .