Key Performance Indicator (KPI)

Mengenal KPI (Key Performance Indicator) Secara Sederhana

Dalam suatu sharing/ pelatihan yang saya ikuti beberapa tahun yang lalu ada yang menyengkut penjelasan tentang KPI atau kepanjangannya Key Performance Indicator/ Indikator kunci kinerja.

Tiga kata Indikator + Kunci + Kinerja menjelaskan tentang adanya tolok ukur spesifik dan terpilih dari sekian banyak indikator kinerja yang ada. Pertanyannya adalah bagaimana menentukan hal yg kunci ini dan seberapa pentingkah KPI ini harus diterapkan oleh organisasi atau perusahaan? Dan bagaimanakah menyikapi bila ternyata penentuan KPI di awal tidaklah tepat Contohnya: KPI Logistik adalah minimum PO Outstanding. Namun, saat pelaksanaannya,ternyata ada yang jauh lebih penting dari PO Outstanding, yaitu pemilihan vendor dengan harga yang terbaik bagi perusahaan. Bagaimana cara perusahaan mengatasinya?

KPI
Indikator kunci kinerja (KPI) ialah suatu pernyataan tentang suatu posisi/jabatan yang terukur. Berasal dari visi perusahaan, cara pencapaian visi melalui misi. Kemudian dijabarkan oleh setiap departemen. Dari misikemudian bisa muncul job summary dilanjutkan dengan sasaran (outcome) dari tugas.

Jadinya diharapkan agar organisasi tidak sia-sia menghire karyawan,dan karyawan bisa selalu tahu tugas dan tanggungjawabnya karena harus mencapai target. Dengan aplikasi KPI bisa dimunculan reward dan punishment. 

Contoh sederhana Perusahaan Tempe ABC
Visinya menjadi perusahaan penyedia tempe ternama di kecamatan Sidomulyo
Misinya memproduksi tempe kualitas terbaik

Untuk mencapai misi nya, maka perusahaan ini membentuk 4 Departement.
1. Dept Pengadaan bahan
2. Dept produksi
3. Dept penjualan
4. Dept HRD

Agar misinya tercapai maka dept pengadaan bahan harus memberikan produk dan jasa dengan kualitas terbaik kepada dept produksi dan kemudian si dept produksi mengolah bahan baku menghasilkan produk berkualitas terbaiknya dan menghantarkannya kepada dept penjualan dan seterusnya dept penjualan melakukan distribusi kepada pembeli/pelanggan termasuk mengukur apakah pelanggan telah menilai sang tempe berkualitas terbaik.

Dept Pengadaan bahan Job summary nya ialah menyediakan bahan sesuai standard mutu yang ditetapkan oleh dept produksi, mengelola aset dan tenaga kerja.

Maka Job Managernya mengacu QCDSM (Quality, Cost, Delivery, Safety, Morale) perpective ialah:

1. Mengadakan bahan sesuai standard mutu yang ditetapkan (Quality aspect), biaya yang efisien (Cost aspect), penghantaran tepat waktu (Delivery aspect).
2. Menjaga dan memelihara proses kerja senantiasa Aman dan sesuai dengan standard keselamatan yang berlaku (Safety aspect)
3. Meningkatkan kompetensi Pengetahuan Keterampilan dan Perilaku bawahan (Morale Aspect)

Dari Job discription diatas lahirlah KPI. Cara menentukan KPI pada prinsipnya KPI mengikuti pola umum yaitu SMART(specific, measurable, attainable, realistic, timely/tangible). Apakah KPI sama dengan Job Description? mirip tetapi tidak sama tentu saja, Job Decription itu lebih pada deskripsi umum untuk sebuah posisi yang dijabat seseorang yang kadang kala kualitatif. tetapi keduanya memiliki hubungan yang erat. Pada umumnya organisasi modern sudah menggunakan KPI dalam rangka meraih targetnya. KPI Dept pengadaan bahan baku tempe ialah:

1.1 Bahan baku yang lulus uji mutu dept produksi minimal 98%
1.2 Biaya bahan baku kacang kedele ialah 1 Juta per Ton Tempe product.
1.3 Kejadian keterlambatan penyampaian bahan baku tidak lebih dari 1 kali perbulan.

2.1 Kecelakaan kerja nol
2.2 Tidak ada temuan pelanggaran dari tim audit keselamatan kerja

3.1 Mengikut sertakan bawahan dalam pelatihan yang dicanangkan program dept HRD sebesar 90%

Ukuran kinerja kunci diatas hanya contoh sederhana dan bisa dikembangkan, namun hati-hati jangan terlalu banyak dan keluar dari filosofi kata "Kunci".

KPI atau Key Performance Indicator adalahkegiatan penting yang terukur sebagai hasil kinerja seseorang/department/organisasi atau bahasa sederhananya segala pekerjaan penting individu yang dikuantitatifkan.

Seberapa penting KPI?
Dari contoh perusahaan tempe diatas adalah penting karena KPI berfungsi membantu perusahaan/organisasi dalam mengukur kinerjanya terhadap target atau sasaran organisasi/perusahaan.

Siapa pengguna KPI? 
Seluruh organisasi yang ingin setiap stakeholdernya memiliki panduan dan arah yang sejalan dengan goal organisasi. Dari mulai organisasi profit, non profit hingga pemerintah, bahkan perorangan. 

KPI sangat bergantung pada goal organisasi,normalnya tidak mungkin sebuah perusahaan goalnya berubah-ubah setiap saat. 

Apa fungsi lain KPI? 
KPI bisa digunakan sebagai salah satu ukuran dalam melakukan performance appraisal.
Darimana KPI berasal?
tentu saja rumusan KPI harus berasal dari goal (Misi)organisasi, misalnya organisasi A memiliki goal "mencapai penjualan hingga 1000 item". Goal ini lalu diturunkan ke seluruh departemen dalam organisasi, misalnya untuk logistic, goal departmentnya adalah "menyediakan seluruh material tanpa penundaan" untuk mewujudkan ini dibuatlah KPInya.

PERFORMANCE MANAGEMENT SYSTEM

Keluhan mengenai penilaian kinerja sering sekali kita dengar dari karyawan yang mendapatkan penilaian kurang, hal ini menimbulkan kekecewaan dari karyawan dan biasanya berdampak pada menurunnya semangat kerja, sebagian dari mereka akan mengatakan “mengapa aku bekerja lebih giat? Toh nanti juga di nilai kurang”. Selain itu akan berdampak pula pada hubungan kerja (team work) “mengapa saya harus membantu orang lain, nanti dia yang mendapat penilaian baik” atau “seharusnya nilai saya lebih baik jika dibandingkan dengan dia, namun saya yang mendapatkan penilaian kurang” yang kadang-kadang dampak lebih jauhnya adalah hilangnya kepercayaan karyawan kepada atasan bahkan kepada perusahaan.

Konflik seperti di atas sering kita dengar dan mungkin juga kita rasakan, bisa jadi konflik tersebut bukanlah disengaja oleh atasan atau perusahaan, namun karena belum pahamnya atasan atau management terhadap solusi dari permasalahan ini.

Biasanya ada dua upaya yang dilakukan perusahaan, yaitu dengan menerapkan performance appraisal atau performance management. Lalu apa bedanya kedua hal tersebut?

TABEL PERBEDAAN PM VS PA

Jadi performance appraisal adalah salah satu bagian dari proses performance management. 

Definisi Performance Management

Jika diterjemahkan secara bebas, maka performance management adalah pengelolaan kinerja. Jadi hasil kerja karyawan dikelola dengan baik sejak awal, yaitu direncanakan, dikontrol dan dievaluasi sehingga hasil kerja karyawan bukanlah hal yang mengejutkan di akhir bulan atau di akhir periode.

Performance management adalah “Suatu kegiatan dimana organisasi mendapatkan informasi tentang seberapa baik seorang pegawai mengerjakan pekerjaannya” sehingga setiap karyawan akan terukur kualitas dan kuantitas hasil kerjanya.

Performance management merupakan proses yang terus menerus, bukan hanya satu kejadian saja, dimana para atasan memastikan bahwa aktifitas dan hasil akhir para pegawai berkesinambungan dengan tujuan/ target organisasi. Dengan demikian melalui performance management tujuan organisasi dapat dicapai.

Performance management merupakan sebuah system yang menghubungkan target kinerja individu dengan tujuan organisasi, artinya disini tujuan organisasi jangka panjang maupun jangka pendek sudah tersusun terlebih dahulu. Jika tujuan organisasi belum tersusun, maka yang terjadi adalah penyusunan performance management tanpa tujuan, hanya berdasarkan job description saja.

Performance management merupakan sebuah system yang memastikan pencapaian seluruh tujuan orgnisasi dan individu. Karena dalam performance management system ini sejak awal planningnya sudah in line dengan tujuan organisasi dan saat berjalannya selalu mendapatkan review atau evaluasi agar mencapai apa yang sudah ditentukan.

Performance management merupakan sebuah system yang membuat karyawan bertanggung jawab untuk memantau progress pencapaiannya secara regular. Atasan pun dapat melakukan pemantauan pencapaian team nya.

Performance management merupakan sebuah system yang berhubungan dengan system sumber daya manusia yang lainnya, misalnya promosi, rotasi, demosi, training, bonus, kenaikan gaji.

Tujuan Performance Management

“Sebagai alat untuk mencapai target / tujuan organisasi secara umum, dan tujuan / target individu secara khusus”

Manfaat Performance Management

* Kenaikan Gaji

* Menetapkan Besaran Bonus

* Dasar Promosi Jabatan

* Pelatihan dan Pengembangan diri

Siklus Performance Management

  A. Performance Planning

Pada siklus ini, ada dua hal penting yang menjadi kriteria penting dalam performance management, yaitu :

- Performance (KPI) 

- Competency (Soft Competency &/ Technical Competency). 

Semua kepala department dan karyawan bersama-sama membuat KPI (yang turun dari visi misi   organisasi). Sementara Competency sudah ditentukan dari HR.

1.      Cara membuat KPI

  

      KPI harus memenuhi prinsip SMART;

Specific       : Apa yang ingin di capai spesifik agar tidak melebar dan teratah

Measurable  : Apa yang ingin di capai terukur, sehingga jelas targetnya

Achievable  : Apa yang ingin di capai mungkin untuk di capai

Realistic      : Apa yang ingin di capai realistis, down to earth atau membumi

Timely         : Apa yang ingin di capai ditetapkan waktunya

 

Empat langkah membuat KPI :

-          TAHAP 1 : 
Silahkan lihat Job Description/Job Profile

Tentukan KRA (area kinerja utama)

Tentukan Skala prioritas mana jobdes yang kontribusinya besar

Jadikan KPI

-          TAHAP 2 :

Tentukan ukuran keberhasilan dari setiap jobdes

Pertanyaan bantuan untuk membuat ukuran keberhasilan yaitu “Apa output dari setiap jobdes tersebut?”, lalu buatlah ukuran Keberhasilannya.

-          TAHAP 3 :

Ubah ukuran keberhasilan menjadi KPI

Ada 2 tipe KPI, yaitu GAS (ditambah, dikurangi) & REM (dikurangi, diturunkan)

-        TAHAP 4

Uraian detil KPI : Bobot, Rumus, Indikator Penilaian

a.     Tips menentukan bobot yaitu dari semua KPI yang sudah di buat, tentukan dahulu skala prioritasnya, kemudian beri bobot terbesar utkKPI prioritas utama, beberapa KPI bisa punya bobot sama, total bobot harus 100%.

b.    Tips membuat rumus yaitu : rumus mengambarkan perhitungan KPI, lakukan simulasi untuk memastikan rumus tidak salah, buat rumus sesimpel mungkin.

c.     Indikator penilaian bisa menggunakan sekala likert sangat kurang, kurang, cukup, baik, sangat baik atau kurang, cukup, baik.

No	KPI	Rumus	Bobot	Indikator Penilaian			Skor
				1 : Kurang	2 : Cukup	3 : Baik
1
2

2.    Cara Membuat Competency

-        Cara membuat soft competency sudah di bahas dalam tulisan di blok ini, sehingga tidak  akan di bahas lagi, silahkan lihat tulisan cara membuat soft competency.

-        Cara membuat technical competency, secara garis besarnya akan di jelaskan, namun secara detil tidak akan di bahas di sini, lain waktu akan ditulis di blok ini.

Silahkan ambil job des atau job profile perusahaan anda, kemudian silahkan lihat tugas utama jabatan tersebut dan aktifitasnya. Selanjutnya silahkan tentukan kemampuan teknis apa yang dibutuhkan jabatan tersebut untuk melakukan tugas utama atau aktifitas tersebut.

Untuk mendapatkan skor Performance Management, hitunglah nilai KPI dan competency, akan lebih baik jika di bobotkan. Skor akhir di beri keterangan sebagai berikut :

Range			Keterangan
1	-	1,66	Kurang
1,67	-	2,34	Cukup
2,37	-	3	Baik

      A.      Performance Appraisal

Performance appraisal merupakan salah satu proses dari performance management. Performance appraisal merupakan aktifitas penilaian atas hasil kerja, baik bulanan, kuartal, semester atau tahunan. Prosesnya biasanya dimulai dengan setiap karyawan mengisi pencapaiannya di kertas kerja KPI atau di KPI On Line. Kemudian bawahan menghadap atasan untuk meminta approval / persetujuan bahwa KPI yang di isi / di input sudah benar. Pada proses ini atasan wajib memeriksa dengan seksama kebenaran pencapaian bawahan, aktifitas ini adalah bentuk tanggung jawab atasan terhadap kinerja bawahan. Mungkin saja terjadi perbedaan pendapat mengenai hasil pencapaian bawahan, oleh sebab itu bawahan harus menyiapkan bukti pencapaiannya, begitu juga dengan atasan. Bukti ter valid yang akan di pakai sebagai data pencapaian KPI. Hasil akhir dari proses ini adalah ditandatanganinya atau di approval pencapaian KPI bawahan oleh atasan.

      B.      Performance Review

Performance review merupakan aktifitas review atasan kepada bawahan untuk mengevaluasi hasil kerja bawahan dengan tujuan meningkatkan performance bawahan. Bentuk review dapat berupa coaching atau counseling. Performance review biasanya dilakukan setelah performance appraisal. Yang direview adalah hasil pencapaian KPI baik pencapaian yang kurang atau pun pencapaian yang sudah bagus. Pencapaian kurang, mengapa kurang? Apa yang salah? Bagaimana agar pencapaian bisa menjadi lebih baik lagi? Butuh support apa? Butuh keterampilan apa? Hal ini harus digali sampai dalam. Kemudian ketika pencapaian bagus pun harus di review, mengapa bagus? Apakah targetnya salah? Apakah sudah bekerja keras? Apakah karena bekerja cerdas? Apakah karena factor keberuntungan? Ataukah ada kecurangan? Apakah sudah melakukan sesuai prosedur? Apakah memang kompetensinya bagus?. Hasil akhir dari proses ini adalah rekomendasi ataupun rencana kerja kedepan, termasuk butuh pengembangan apa?.

      C.      Performance Development

Performance development adalah salah satu siklus/aktifitas dari performance management dimana karyawan mendapatkan pengembangan dengan tujuan agar dapat mencapai target KPI. Sumber data pengembangan biasanya dari hasil performance review. Metode pengembangan bisa bermacam-macam sesuai dengan kebutuhan pengembangan, bisa training / workshop / on the job training dll. Sangat bagus jika hasil pengembangan dimonitor seberapa berhasilnya, misalnya dengan evaluasi level 1, level 2 sampai dengan level 5.

Hasil Akhir dari system ini adalah 9 box talent management.

Secara umum performance management sudah di jelaskan, namun jika masih ada yang perlu di diskusikan silahkan menghubungi saya diemail. Terimakasih semoga bermanfaat.

Key Performance Indicators bidang Human Resource

Key Performance Indicators bidang Human Resource

Berikut ini disajikan beberapa ukuran kerberhasilan (KPI) untuk bidang kerja Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM). KPI yang dicantumkan di sini hanya merupakan contoh, namun sudah cukup untuk dijadikan insight untuk membuat KPI lain yang sesuai dengan kebutuhan di setiap perusahaan.

NO.	Key Performance Indicator (KPI) – Ukuran Keberhasilan	Unit Pengukuran
1	Jumlah sales revenue per karyawan (baik karyawan permanen ataupun kontrak). Digunakan untuk mengukur produktivitas karyawan.	Rupiah
2	Jumlah profit per karyawan (baik karyawan permanen ataupun kontrak). Digunakan untuk mengukur produktivitas karyawan.	Rupiah
3	Jumlah biaya pegawai sebagai persentase dari total biaya operasi	Rupiah
4	Persentase karyawan yang melakukan proses developmental coaching pasca kegiatan pelatihan	%
5	Jumlah on the job training yang diselenggarakan dalam kurun waktu tertentu	Angka
6	Jumlah modul pelatihan yang diselesaikan	Angka
7	Persentase karyawan yang telah menyusun Rencana Pengembangan Individual sesuai dengan pedoman	%
8	Persentase usulan manajemen yang disepakati dalam perumusan KKB	%
9	Frekuensi kegiatan unjuk rasa/protes karyawan dalam kurun waktu tertentu	Angka
10	Tingkat absensi karyawan	%
11	Rata-rata level kompetensi karyawan (dilakukan melalui proses asessmen kompetensi)	Level
12	Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk melakukan proses rekrutmen guna mengisi posisi yang kosong (vacant)	Hari
13	Indeks kepuasan karyawan (employee satisfaction level)	Indeks/Skala Kepuasan
14	Persentase jumlah karyawan yang memiliki TOEFL diatas 450	%
15	Jumlah kegiatan pelatihan yang telah diukur dengan pengukuran level 3 dan 4	Angka
16	Return on Investment Kegiatan Pelatihan	%

Nah pemilik Bisnis, sampai saat ini bagaimana anda menilai kinerja anggota tim Anda? Jika anda masih menggunakan metode senioritas atau prioritas yang subyektif, maka hentikan. Karena ada parameter yang lebih terukur. Yaitu KPI / Key Performance Indicator [Baca: Apa itu KPI?]. Dengan menyusun KPI yang benar, kita bisa menjadikan setiap pekerjaan yang dilakukan setiap anggota tim lebih terukur. Nah, gambar berikut mungkin bisa membantu anda.

Gambar di atas adalah KPI editor MEBISO yang telah disusun bersama lembaga konsultasi bisnis WIN-Consultant.com. Format KPI ini dapat diterapkan pula pada startup anda. Beberapa faktor yang harus anda ketahui:

1. Sasaran Strategis

Sasaran Strategis adalah guiding star dari bisnis / startup anda [Baca: Apa itu Guiding Star] Ke manakah bisnis anda memposisikan diri di masyarakat. Apa kiblat bisnis anda, apakah revenue, profit, atau sosial. Anda harus menentukan sasaran strategis yang jelas karena sasaran inilah yang jadi landasan dari bisnis anda.

2. Key Result Area

Key Result Area (KRA) adalah ruang lingkup kategori kegiatan-kegiatan yang anda lakukan.

3. Tugas-Tugas

Tugas-tugas menjelaskan rincian dari KRA anda.

4. Key Performance Indicator

Nah di KPI inilah didefinisikan apa yang menjadi tolak ukur pencapaian dari KRA dan Tugas-tugas.

5. Bobot

Bobot setiap KRA jika ditotalkan harus 100. Agar setiap pelakunya tahu manakah tugas yang harus dia prioritaskan.

6. Target

Target adalah KPI yang harus tercapai. Bobot dan Target dikombinasikan dengan nilai realisasi akan berpengaruh pada scoring.

Bagaimana menghitung KPI?

Untuk melakukan penilaian, di akhir periode penilaian KPI, berikan lagi satu kolom Realisasi. Misalnya KRA Public Relation dengan tugas liputan event. Jumlah liputan event perbulan yang harus dicapai adalah 4. Pada bulan ini hanya tercapai 2. Artinya skor pencapaian kinerja 50 dari skala 100. Nah, skor inilah yang nanti dikalikan dengan Bobot untuk mendapatkan Skor akhir. Total skor akhir yang dijumlahkan inilah yang jadi nilai pencapaian kinerja anda di periode penilaian KPI. Perhatikan gambar berikut:

Untuk menerapkan metode KPI ini, pertama, Anda harus menanamkan mindset dulu bahwa setiap proyek yang anda kerjakan harus dapat diukur tingkat keberhasilannya.

Kesulitan membuat KPI? Ceritakan kesulitan anda. Kami membuka seluas-luasnya ruang konsultasi bagi anda yang ingin bertanya seputar SDM dan manajemen kerja. MEBISO saat ini telah bekerjasama dengan WIN Connsultant untuk menjawab pertanyaan anda. Konsultasi anda akan dijawab langsung oleh WIN Consultants sebagai ahli konsultasi manajemen terkemuka di Indonesia. Anda cukup meninggalkan komentar atau email ke halo@mediabisnisonline.com. Kami tunggu ;-)

Key Performance Indicator (KPI)

Apa itu KPI?

Seorang Manager HRD bertanya kepada salah seorang kandidat calon karyawan untuk bagian sales pada saat wawancara kerja untuk mengisi lowongan sales di perusahaannya, dengan pertanyaan “Apakah KPI Anda, saat anda bekerja di perusahaan anda yang lama?”, “Apakah anda bisa mencapai KPI yang diberikan kepada anda?”, “Bagaimana anda mencapaiKPI anda tersebut?”

Di lain lokasi dan lain perusahaan, seorang Departement Head memanggil semua staffnya dan menjelaskan satu persatu tentang KPI masing-masing stafnya. Besaran KPI, target KPI dan bobot untuk masing-masing KPI dipaparkan kepada seluruh stafnya dan diakhir meeting tersebut sang Departement Head mewajibkan kepada seluruh stafnya untuk memenuhiKPI yang diberikannya.

KPI atau Key Performance Indicator adalah istilah yang beberapa tahun belakangan ini selalu kita dengar, KPI, KPI dan KPI. Nah sebenarnya KPI itu apa? apa itu KPI? apa itu Key Performance Indicator?

Apakah itu KPI?

Sebagian orang mengatakan KPI itu adalah target yang diberikan atasan, organisasi, perusahaan, departemen, unit kerja, kepada seseorang atau kepada sebuah jabatan. Misalkan seorang sales diberikan target untuk menghasilkan omset penjualan sebesar 100 milyar rupiah per tahun, seorang staff HRD diberikan target dapat memenuhi semua permintaan tenaga kerja baru di bawah 20 hari setelah adanya permintaan tenaga kerja dari user. Kadang di sebuah perusahaan, atasan atau managemen menetapkan tingkat kehadiran atau absensi menjadi sebuah KPI.

Dari uraian di atas apakah yang dapat kita simpulkan? Apa itu KPI? KPI atauKey Performance Indicator kadang disebut juga sebagai Key Success Indicator (KSI) adalah satu ukuran kuantitatif untuk mengukur sebuah atau beberapa kinerja dalam rangka memenuhi tujuan unit, departemen, perusahaan atau organisasinya. Sehingga KPI setiap perusahaan, KPI setiap Job Position, KPI setiap jabatan akan berbeda-beda, tergantung dari tujuan utama dan tujuan strategisnya masing-masing. Sehingga dengan sifatnya yang kuantitatif, KPI dapat membantu perusahaan, organisasi, departemen, unit kerja untuk memastikan sudah sejauh mana target, goal, sasarannya sudah dicapai.

Selain untuk memastikan sudah sejauh mana pencapaiannya, KPI dengan sifat kuantitatif-nya juga mampu menunjukkan posisi berapa besar kekurangannya dan berapa besar kelebihannya dibandingkan dengan target akhirnya. Sehingga atasan dapat dengan mudah menilai tingkat kinerja para stafnya. Misalkan seorang sales diberikan KPI penjualan sebesar 100 milyar rupiah, sementara kondisi aktual yang dicapainya 99 milyar rupiah, maka jelas bahwa staf sales tersebut masih kurang 1 milyar rupiah untuk dapat mencapai KPI nya yang 100 milyar. Ukuran KPI yang kuantitatif memudahkan para atasan mengukur kinerja semua stafnya.

Apakah boleh KPI bersifat kualitatif? sesuatu yang bersifat kualitatif, sulit diukur, sesuatu yang sulit diukur sulit untuk dikelola, karena itu jika ada KPI yang bersifat kualitatif, harus dikuantitatifkan terlebih dahulu.

Arti KPI

Dari uraian diatas, kita semakin jelas apa arti KPI, selain sebagai target kinerja, KPI juga sering disebut sebagai alat ukur keberhasilan kerja seseorang. KPI membantu perusahaan mendefinisikan dan mengukur kemajuan (progress) secara SMART, Specific, Measureable, Achievable, Reliable / Rational, dan Time bound.

Bagaimana cara menyusun KPI?

KPI atau key performance indicators dapat diartikan sebagai ukuran atau Indikator yang akan memberikan informasi sejauh mana kita telah berhasil mewujudkan sasaran strategis yang telah kita tetapkan. Dalam menyusun KPI kita harus sebaiknya menentapkan indikator kinerja yang jelas, spesifik dan terukur (measurable).

KPI juga sebaiknya harus dinyatakan secara eksplisit dan rinci sehingga menjadi jelas apa yang diukur. Pada sisi lain, biaya untuk mengidentifikasi dan memonitor KPI sebaiknya tidak melebihi nilai yang akan diketahui dari pengukuran tersebut. Hindari pengukuran yang berlebihan yang tidak banyak memberi nilai tambah.

Beberapa contoh KPI yang telah lazim digunakan antara lain adalah sbb:

• Laba bersih
• Return on Asset
• Market share
• Customer satisfaction index
• Sales growth
• Jumlah produk baru
• Defect rate
• Utilisasi mesin
• Production Downtime
• Rata-rata skor kompetensi karyawan
• Tingkat produktivitas karyawan

Selanjutnya, setelah kita merumuskan KPI untuk setiap sasaran strategis yang ada, maka tahapan berikutnya adalah menentukan angka target untuk setiap KPI. Demikianlah, misalkan untuk KPI laba bersih maka angka target yang dipasang misalnya adalah Rp 10 milyar. Sementara untuk market share misalkan angka targetnya adalah 20%, dst.

Penetapan angka target ini sebaiknya mengikuti metode SMART atau singkatan dari :

Specific : target harus bersifat spesifik, detail dan terfokus
Contoh: “Meningkatkan laba operasi menjadi Rp 100 milyar per tahun…”

Measurable: dapat dikur
Contoh: “…menurunkan jumlah defetc rate dari 0,7 % menjadi 0,2 %

Achievable : target yang telah ditetapkan merupakan hal yang realistis dan dapat dicapai (achievable)ada nilai atau hasil peningkatan
Relevant : target yang dipilih merupakan aspek-aspek yang relevan dan berkaitan dengan tugas pokok.

Time : waktu untuk mencapai target tersebut / deadline
Contoh: “… pada akhir semester satu”

Sumber:http://hrd-forum.com/article-hrd/apa-itu-key-performance-indicator-kpi/ http://rajapresentasi.com/2010/09/cara-membuat-kpi-key-performance-indicators/

Indikator Kinerja Utama (KPI) di PowerPivot

PENTING  Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Indikator kinerja kunci (KPI) langkah-langkah visual kinerja. Berdasarkan bidang dihitung tertentu, KPI ini dirancang untuk membantu pengguna dengan cepat mengevaluasi nilai saat ini dan status metrik terhadap target yang ditetapkan. KPI pengukur kinerja nilai, didefinisikan oleh Base dihitung lapangan, nilai Target , juga didefinisikan oleh bidang dihitung atau nilai mutlak. Jika model Anda memiliki bidang tidak dihitung, lihat membuat bidang dihitung.

PivotTable dengan Nama Lengkap Karyawan dalam baris dan KPI Penjualan dalam nilai

Membuat KPI

1.       Pada Tampilan Data, klik tabel berisi bidang terhitung yang akan berfungsi sebagai bidang terhitung Basis. Jika Anda belum membuat bidang terhitung Basis, lihat Membuat Bidang Terhitung.

2.       Pastikan Area Perhitungan telah ditampilkan. Jika tidak diperlihatkan, di Power Pivot, klik Beranda> Area Perhitungan.

Area Perhitungan muncul di bawah tabel di mana Anda berada saat ini.

3.       Dalam Area Perhitungan, klik kanan bidang terhitung yang akan berfungsi sebagai bidang terhitung basis (nilai), lalu klik Buat KPI.

4.       Di Tetapkan nilai target, pilih salah satu dari berikut ini:

Pilih Bidang terhitung, lalu pilih bidang terhitung target di kotak.

CATATAN   Jika tidak ada bidang di kotak, maka tidak ada bidang terhitung di dalam model. Anda harusmembuat bidang terhitung.

Pilih Nilai absolut, lalu ketikkan sebuah nilai numerik.

5.       Dalam Tetapkan ambang batas status, klik dan geser nilai ambang batas rendah dan tinggi.

6.       Di Pilih gaya ikon, klik tipe gambar.

7.       Klik Deskripsi, lalu ketikkan deskripsi untuk KPI, Nilai, Status, dan Target.

Mengedit KPI

·         Dalam Area Perhitungan, klik kanan bidang terhitung yang akan berfungsi sebagai bidang terhitung Basis (nilai) KPI, lalu klik Edit Pengaturan KPI.

Menghapus KPI

·         Dalam Area Perhitungan, klik kanan bidang terhitung yang akan berfungsi sebagai bidang terhitung Basis (nilai) KPI, lalu klik Hapus KPI.

Menghapus KPI tidak menghapus bidang terhitung Basis atau bidang terhitung Target (jika telah ditetapkan).

Selengkapnya tentang KPI.

Dalam terminologi bisnis, KPI adalah ukuran yang dapat dihitung untuk mengukur sasaran bisnis. Misalnya, departemen penjualan sebuah organisasi dapat menggunakan KPI untuk mengukur laba kotor bulanan dibandingkan laba kotor yang diperkirakan. Departemen akunting dapat mengukur pengeluaran setiap bulan dibandingkan pendapatan untuk mengevaluasi biaya, dan departemen sumber daya manusia dapat mengukur tingkat pergantian karyawan setiap tiga bulan. Masing-masing merupakan contoh KPI. Profesional bisnis seringkali menggunakan KPI yang dikelompokkan bersama dalam kartu skor bisnis untuk memperoleh ringkasan riwayat keberhasilan bisnis yang akurat dan cepat atau untuk mengidentifikasi tren.

KPI menyertakan:

Nilai basis

Nilai Basis ditetapkan berdasarkan bidang terhitung yang menghasilkan sebuah nilai. Nilai ini, misalnya, dapat dibuat sebagai agregat penjualan atau dibuat untuk menentukan laba dalam periode tertentu.

Nilai target

Nilai Target ditetapkan melalui bidang terhitung yang menghasilkan sebuah nilai, atau melalui sebuah nilai absolut. Misalnya, bidang terhitung dapat digunakan sebagai nilai target oleh manajer bisnis sebuah organisasi yang ingin membandingkan bagaimana kinerja departemen penjualan dengan kuota yang diberikan, di mana bidang terhitung anggaran akan menyatakan nilai target. Contoh penggunaan nilai absolut sebagai nilai target adalah ketika manajer HRD ingin mengevaluasi jumlah hari cuti sakit setiap karyawan dibandingkan dengan rata-rata, dengan jumlah hari cuti sakit rata-rata menyatakan nilai absolut.

Ambang batas status

Ambang batas Status ditetapkan melalui rentang antara ambang batas rendah dan tinggi. Ambang batas Status ditampilkan bersama grafik untuk memudahkan pengguna menentukan status nilai Basis yang dibandingkan dengan nilai Target.

Contoh

Manajer penjualan di Adventure Works ingin membuat PivotTable yang dapat digunakannya untuk menampilkan dengan cepat apakah karyawan penjualan memenuhi kuota penjualan mereka selama periode (tahun) tertentu. Untuk setiap karyawan penjualan, ia ingin PivotTable tersebut menampilkan jumlah penjualan aktual dalam dolar, jumlah kuota penjualan dalam dolar, dan tampilan grafik sederhana yang memperlihatkan status apakah setiap karyawan penjualan berada di bawah, sesuai, atau di atas kuota penjualan. Ia ingin memisah data menurut tahun.

Untuk melakukan ini, manajer penjualan memilih untuk menambah KPI Penjualan ke buku kerja AdventureWorks. Manajer penjualan lalu membuat sebuah PivotTable dengan beberapa bidang (bidang terhitung dan KPI) dan pemotong untuk menganalisis apakah tenaga penjualan memenuhi kuota mereka.

Di Power Pivot, bidang terhitung pada kolom SalesAmount dalam tabel FactResellerSales, yang memberikan jumlah penjualan aktual dalam dolar untuk setiap karyawan penjualan. Bidang terhitung ini akan menentukan nilai Basis untuk KPI. Manajer penjualan bisa memilih kolom dan mengklik JumlahOtomatis pada tab Beranda atau mengetikkan rumus dalam bilah rumus.

Bidang terhitung Penjualan dibuat dengan rumus berikut:

Sales:=Sum(FactResellerSales[SalesAmount])

Kolom SalesAmountQuota dalam tabel FactSalesQuota berisi kuota jumlah penjualan yang ditetapkan untuk setiap karyawan. Nilai-nilai dalam kolom ini akan berfungsi sebagai bidang terhitung Target (nilai) dalam KPI.

Bidang terhitung SalesAmountQuota dibuat dengan rumus berikut:

Target SalesAmountQuota:=Sum(FactSalesQuota[SalesAmountQuota])

CATATAN  Ada hubungan antara kolom EmployeeKey dalam tabel FactSalesQuota serta EmployeeKey dalam tabel DimEmployees. Hubungan ini diperlukan agar setiap karyawan penjualan dalam tabel DimEmployee dinyatakan dalam tabel FactSalesQuota.

Sekarang bidang terhitung telah dibuat agar berfungsi sebagai nilai Basis dan nilai Target KPI, bidang terhitung Penjualan diperluas menjadi KPI Penjualan baru. Di KPI Penjualan, bidang terhitung Target SalesAmountQuota ditetapkan sebagai nilai Target. Ambang batas Status ditetapkan sebagai sebuah rentang menurut persentase, target 100% berarti penjualan aktual yang ditetapkan melalui bidang terhitung Penjualan memenuhi jumlah kuota yang ditetapkan dalam bidang terhitung Target SalesAmountQuota. Persentase Rendah dan Tinggi ditetapkan pada bilah status dan tipe grafik dipilih.

Indikator Kinerja Utama di Power Pivot

Manajer penjualan kini dapat membuat PivotTable dengan menambahkan nilai Basis, nilai Target, dan Status KPI ke bidang Nilai. Kolom Karyawan ditambahkan ke bidang RowLabel, dan kolom CalendarYear ditambahkan sebagai Pemotong.

Sekarang manajer penjualan bisa bisa menampilkan status penjualan untuk departemen penjualan, membagi menurut jumlah penjualn aktual, jumlah kuota penjualan, status untuk setiap karyawan penjualan. Ia kini dapat menganalisis tren penjualan selama beberapa tahun untuk menentukan apakah ia perlu menyesuaikan kuota penjualan untuk karyawan penjualan.

CATATAN  Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa

Cara Menyusun dan Membuat KPI – Key Performance Indicators

July 19, 2013   Article   2 Comments

KPI atau key performance indicatorsdapat diartikan sebagai ukuran atau indikator yang akan memberikan informasi sejauh mana kita telah berhasil mewujudkan sasaran strategis yang telah kita tetapkan. Dalam menyusun KPI kita harus sebaiknya menetapkan indikator kinerja yang jelas, spesifik dan terukur (measurable).

KPI juga sebaiknya harus dinyatakan secara eksplisit dan rinci sehingga menjadi jelas apa yang diukur. Pada sisi lain, biaya untuk mengidentifikasi dan memonitor KPI sebaiknya tidak melebihi nilai yang akan diketahui dari pengukuran tersebut. Hindari pengukuran yang berlebihan yang tidak banyak memberi nilai tambah.

Setelah kita merumuskan KPI untuk setiap sasaran strategis yang ada, maka tahapan berikutnya adalah menentukan angka target untuk setiap KPI. Demikianlah, misalkan untuk KPI penerimaan mahasiswa maka angka target yang dipasang misal 900 mahasiswa, sementara untuk market share misalkan angka targetnya adalah 20%, dst.

Penetapan angka target ini sebaiknya mengikuti metode SMART atau singkatan dari :

Specific      : target harus bersifat spesifik, detail dan terfokus
Contoh       : “Meningkatkan penerimaan mahasiswa baru 900 per tahun…”

Measurable: dapat dikur
Contoh        : “…peningkatan  mahasiswa sejumlah 20%

Achievable  : target yang telah ditetapkan merupakan hal yang realistis dan dapat dicapai

(achievable)ada nilai atau hasil peningkatan

Relevant      : target yang dipilih merupakan aspek-aspek yang relevan dan berkaitan dengan

tugas pokok.

Time             : waktu untuk mencapai target tersebut / deadline
Contoh          : “… pada akhir semester genap”

Berikut contoh : Download Contoh KPI SDM

Area kinerja utama merupakan  bidang tanggung jawab pokok manajer SDM.

Dalam contoh diatas ada empat area kinerja utama.

·         Key performance indicators adalah indikator yang terukur untuk menilai hasil kerja.

·         Masing-masing Area Kinerja Utama (AKU) minimal memiliki satu KPI. Dalam contoh ini, masing-masing AKU memiliki 2 KPI.

Jumlah total KPI sebaiknya berjumlah antara 5 s/d 10 buah

Bobot setiap KPI ditentukan. Bobot ditentukan berdasar tingkat kepentingan (prioritas) KPI dan juga sumber daya yang dialokasikan.

Total bobot harus berjumlah 100.

Target ditentukan berdasar kesepakatan dan juga data pencapaian tahun sebelumnya.

Penulisan angka target bisa berupa % atau nominal atau rupiah; tergantung jenis KPI-nya.

Angka skor didapat dari realisasi/target  x 100 atau juga bisa target/realisasi x 100; tergantung jenis KPI-nya, apakah KPI maximize atau KPI minimize.

Angka skor akhir didapat dari = skor x bobot KPI /100